Deze blog start met een bekend fenomeen dat risico’s met zich meebrengt: veel organisaties die informatie- en communicatietechnologie (ICT) leveren, beginnen hun afspraak vaak meteen met de inventarisatie van alle technologie die gebruik wordt. Natuurlijk is er geen enkele mkb-ondernemer die tegenwoordig zonder technologie kan. Het gevaar bestaat echter dat er aannames worden gedaan, dat u in een bepaalde richting wordt geduwd of dat er mismatches ontstaan met toekomstige behoeften.

Aannames kunnen leiden tot risico’s

Uit ervaring weten we dat ICT-resellers vaak geneigd zijn om vanuit de techniek redeneren en er daardoor het risico ontstaat dat er onvoldoende gekeken wordt naar de primaire processen van de klant. Techniek is waar de focus op ligt en niet altijd is er ook sprake van specifieke branchekennis. Wanneer er echter te veel nadruk wordt gelegd op het technisch inventariseren van de huidige IT-infrastructuur (inclusief de bijbehorende hard- en softwarecomponenten en het aantal gebruikers) liggen aannames op de loer. Het obsessief inventariseren kan leiden hoge kosten, inefficiëntie of iets in huis halen wat achteraf niet nodig is. Het verleden is slechts een indicatie, want door de snelle digitalisering en nieuwe opkomende technieken verandert alles voortdurend.

Een verkeerde aanname

Dit is wat er kan gebeuren als er alleen maar gesprekken gevoerd worden over bestaande gegevens en er niet wat breder gekeken wordt. Het is een voorbeeld van een verkeerde aanname vanuit ons eigen vakgebied: “Deze printer maakt gemiddeld 15.000 prints per maand, dus dat aantal zal de komende jaren wel hetzelfde blijven op deze afdeling.” Deze aanname is risicovol, omdat de printer van tegenwoordig veel meer is dan een printer: het is een communicatie-hub. Er vinden dus verschuivingen plaats in het gebruik. Denk bijvoorbeeld aan scannen, integraties met systemen en applicaties en de rol die apps tegenwoordig spelen op deze multifunctionele apparaten.

In het gegeven scenario kunnen bijvoorbeeld de volgende vijf zaken over het hoofd gezien worden, die een enorme invloed hebben op het toekomstige printvolume:

1. Het interne project ‘het papierloze kantoor’.
2. Een groot printvolume van een evenement is meegenomen in het gemiddelde. Alle communicatie met bezoekers is nu digitaal geworden, waardoor deze prints niet meer relevant zijn voor de toekomst.
3. De jaarlijkse sterke groei van het aantal medewerkers met 30%.
4. Reorganisatie: helaas, de afdeling waar de printer staat wordt opgeheven.
5. Het aantal scans: door de aanname is dat de printer alleen een printer is.

Achteromkijken naar feiten en cijfers uit het verleden is steeds minder relevant, is onze conclusie. Door digitalisering van informatie verandert namelijk alles razendsnel. Focus houden op de toekomst is beter. Als er wel achteromgekeken wordt dan is het van belang om de achtergrond ervan te kennen: hoe is iets ontstaan, waarom eigenlijk, kan het anders, is het nog wel nodig?

De verkeerde richting

Een verkeerde richting heeft vaak betrekking op iets wat u niet heeft en wat volgens de ICT-leverancier ‘onmisbaar’ is. Tijdens de inventarisatie wordt dit hiaat (‘het ontbrekende stuk wat u nooit had mogen missen’) opgemerkt. Maar klopt dat wel, of blijkt na een paar maanden dat alleen de desbetreffende consultant of accountmanager ervan heeft geprofiteerd? Voor de duidelijkheid: we zijn niet tegen inventariseren, maar eerst is er iets anders nodig. Het succes, dat een mkb-ondernemer samen met een leverancier kan behalen, is in de eerste plaats afhankelijk van écht begrip. Dat betekent het maken van een extra verdiepingsslag.

Mismatches voorkomen: wat belangrijk is voorafgaand aan elke inventarisatie

Om mismatches met toekomstige behoeften te voorkomen, vinden we het belangrijk om u eerst echt te leren kennen. Wat zijn uw persoonlijke doelen en ambities? Hoe ziet uw bedrijf er over één tot drie jaar uit? Strategie en visie horen bij een goed gesprek. Stel dat het plan is om binnen twee jaar te fuseren, dan heeft dat een enorme impact op de inzet van hard- en software, applicaties, de interne informatievoorziening en de algehele communicatie.

Verder gaan dan alleen een lijstje

Bij Doc IT is de regionale vertegenwoordiging sterk aanwezig, terwijl Xerox wereldwijd actief is in diverse industrieën en markten. Deze combinatie biedt een solide basis om uw gesprekspartner te zijn. Bovendien willen we graag uitzoeken hoe we u kunnen verbinden met andere partijen binnen ons regionale netwerk. Om dit te bereiken is het essentieel dat we uw uitdagingen, bedrijfsdoelstellingen en toekomstplannen begrijpen, aangezien deze altijd van invloed zijn op uw informatievoorziening en communicatiestrategie.

Onze aanpak gaat verder dan het simpelweg afvinken van een technische checklist; we willen juist starten met menselijke vragen. Het opstellen van een lijstje met functionaliteiten komt later pas aan bod, en dient slechts als een middel in het proces om succes te behalen.

Een keer samen een kop koffie doen?